Menu
התקציב בעסק או ארגון, מהווה ביטוי כספי וכמותי לתוכנית הפעילות שלו לתקופה מוגדרת.
מערך התקציב מאפשר לארגון להשיג את המטרות הבאות: תכנון, בקרה ושליטה על הביצוע, פיקוח ולמידה. מערך התקציב, מהווה חלק מניהול תקין ואפקטיבי של ארגונים, ומסייעת להשגת יעדי התכנון, להשאת רווחים וליעילות מרבית.
“סוף מעשה במחשבה תחילה”
כאשר ארגון מעוניין להגיע לתוצאות בצורה מיטבית, הוא מוכרח להגדיר את פעולותיו, מבחינה תהליכית, איכותית וכמותית תוך התייחסות ללוחות זמנים, יחידות ארגוניות שונות, תלות בין פעולות שונות, תקלות אפשריות ועוד. התכנון המקובל הינו לטווח של שנה עד שלוש שנים קדימה.
שלב התכנון גורם למנהלים לחשוב ולהבין טוב יותר את מהלכיהם הצפויים, בשלב ראשוני, ברמה התיאורתית.
במהלכו של התכנון התקציבי מתקבלת רשימה ארוכה של סדרות של פעולות מתוכננות, לפי לוחות זמנים מוגדרים. פעולות אלו מקבלות ביטוי כמותי וכספי.
פעולות אלו מסוכמות לרוב אל תוך מבנה תקציבי מקובל הדומה במבנהו לדוח רווח והפסד על בסיס חודשי. כאשר, מעבר לסעיפי הכנסות והוצאות מוסיפים גם תקציבי השקעה ומימון.
בארגון בעל פעילות יצורית, מוקדש פרק מיוחד בתקציב הארגון למחלקות היצור, שלתכנונו משמעות קריטיות להבנת פערי כמות ועלות,
כבסיס לקביעת המחירים, בענפי יצור תחרותיים.
תהליך הבקרה מתרחש באופן שוטף, בהתאם לפעילות בפועל, לאורך תקופת התקציב.
ישנן שיטות שונות לבקרה, אולם המקובלות שבהן כוללת אישור מוקדם להתקשרויות והזמנות ובקרה על סכומים המשולמים ועל התאמתם לנתוני התקציב.
פעולות הבקרה בהן ישתמש הארגון הן כמובן חלק מהותי מן התכנון התקציבי.
אם פעולות הבקרה נועדו למנוע חריגות תקציביות, לאורך ותוך כדי מימוש התקציב, על ידי האנשים המעורבים בפעילות.
מהלך הפיקוח מציג את הפערים בין התכנון התקציבי ובין הביצוע, לאחר מעשה. מהלך זה לרוב מבוצע על ידי הצוות הפיננסי של הארגון,
כשלוחה של ההנהלה הבכירה, אחת לחודש, רבעון או שנה.
כחלק מתכנון התקציב על הארגון לקבוע סמכויות פעולה למפקח התקציבי, כדי לתת לו יכולת לנקוט פעולות הנדרשות כדי להבטיח את עמידת הארגון בתקציב.
השלב החשוב ביותר במערך התקציב הינו שלב הלמידה.
ניתוח הפער בין התכנון לביצוע, עשוי להיות מקור לתובנות רבות לגבי יכולות הארגון ומגבלותיו, תחזיות והנחות יסוד שגויות ו/או קביעה של יעדים גבוהים או נמוכים מדי להשגה.
ארגון יעיל לא מאפשר לתקציב להיות סטאטי ולפיכך מבצע שלב של תיקון התקציב, אחת לחצי שנה או שנה. כך מבטיחים שהתקציב יהיה מותאם למציאות המשתנה בזמן סביר, בהתאם לאופי הארגון.
