ניהול צוות: ניהול זמן

חסר לך זמן? אתה לא מספיק להגיע לדברים? דע לך כי אם תמשיך לעשות את מה שאתה עושה תגיע אל אותן תוצאות אליהן הגעת עד היום.
ניהול זמן יעיל הינו אומנות. לרוב האנשים נדרשים תרגול ומשמעת עצמית גבוהה בכדי לנצל את יומם כהלכה, בעבודה ובבית. ניהול זמן באופן יעיל ואפקטיבי, שונה מאדם לאדם בהתאם לאופי עיסוקו והמטלות שלו. למעשה, ניהול זמן הוא ניהול האני עצמי.

כל כך קל ונוח להתעסק עם משהו מטופש ולהגיע לסוף היום ולגלות שלא עשינו את מה שהתכוונו לעשות מלכתחילה. אם למשל, היום מתחיל עם מטלה מגעילה, "צפרדע", מתישה, שלא ממש בא לנו לעשות, אז אנו מוצאים את עצמנו טרודים ב-101 משימות שונות, רק כדי לא לעשות את אותה מטלה. ואז לקראת סוף היום אנחנו "חשים" במשימה שלא בוצעה ומרגישים רגשות אשם.

אנשים וארגונים רבים מתנהלים באופן לא מתוכנן ועובדים בשיטת "כיבוי השריפות". מה שהופך כל משימה, שלא תוכננה כראוי, לדחופה או דחופה  מאוד ודוחק את הטיפול בנושאים החשובים באמת. אז איך מחוללים את השינוי?

לניהול זמן ישנם מספר כללים ברורים:
יש לך24  שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, 12 חודשים בשנה 365 ימים בשנה.

עליך לקבוע את שעות העבודה של כל יום בשבוע. מסגרת זו תוחמת את שעות הפעילות שלך בעבודה ומחייבת אותך ליעילות ראשונית. יתרת הזמן תוקדש לפעילות אישית ומשפחתית ותבטיח לך בריאות, התרעננות, יכולת ריכוז ופתיחות מחשבה, אשר יתרמו גם הם  לאיכות שעות העבודה שלך.

המקום לתכנון שבוע העבודה הוא היומן! תכנון נכון של לוח הזמנים מחייב הנחה של ה"אבנים הגדולות" תחילה. האבנים הגדולות הן הנגזרות של המשימה היחידה, שביצועה המושלם לאורך זמן, ישפיע בצורה מכרעת על הצלחתך. למעשה, מדובר ברשימת משימות חוזרות, בעלות חשיבות על, שחייבות להיות מטופלות בעדיפות ראשונה לאורך זמן בהתעלם מהאירועים השוטפים. פעולה זו תבטיח התקדמות לעבר המטרה, ותמנע את רוב המשימות מסוג "כיבוי שריפות בעתיד".

הזמן האופטימאלי לפעילות זו הוא בשעות הבוקר או לחלופין בשעות שבהן רמת ההפרעה החיצונית הטבעית נמוכה. מכיוון שמדובר בזמן איכות הדורש ריכוז ורציפות מחשבתית חשוב להקדיש לו פרק זמן ארוך מספיק, על מנת לוודא שלא יקטע באמצע וילך לאיבוד.

מסביב לשעות האבנים הגדולות מטפלים ב"פיזור חצץ" יומי או שבועי. מדובר בפעולות דחופות וחשובות, אותן יש לבצע בהתאם לסדר חשיבותן. מה שלא הספקנו היום עובר למחר. פעולות אלו אינן דורשות פרקי זמן ארוכים או רצף מחשבתי.

ניצול טוב של היום יהיה מן הסתם כרוך בהעברת משימות לאחרים תוך כדי פיקוח עליהם, לעיתים נשלם במקביל מזמננו לטובת צרכים של אחרים שגם להם נקצה זמן ביומננו.
ממה עלינו להישמר? אנו מוקפים בגזלני זמן מסוגים שונים. חובה עלינו לערוך רשימה כתובה של גזלני זמן. רשימה זו תכלול את כל העניינים הלא חשובים, הלא מעניינים שעלינו להוציא מחוץ ליומן. בסוף כל יום רשמו על מה בזבזתם זמן וקבעו מיד כללים לתיקון. לדוגמה: גיליתם ששיחה ממוצעת לוקחת חצי שעה? קבעו יעד לסיים כל שיחה תוך 15 דקות. עברו לשימוש בדוא"ל ו-SMS.

במידה והינכם מבלים בנסיעה פרקי זמן משמעותיים, אז דעו לכם שאמנם זה יעיל לנצל את הזמן לשיחות טלפון, אבל זה לא ממש בטוח, אני ממליץ לכם להשיג הקלטות של ספרים שאין לכם זמן לקרוא ולשמוע אותם על הדרך…

ומה עושים בכל זאת עם מכת ה"צפרדע"? ובכן אותה, נחלק לחלקים ונלעס אותה 10 דקות ביום. ככה נקטין את ה'סבל' למינימום ונמנע מהדחייה האינסופית של הטיפול בה.