ניהול זמן אפקטיבי

אנחנו תמיד שומעים את הביטוי "זמן שווה כסף". אולם זמן שווה יותר מכסף מפני שכסף ניתן להפסיד, אך גם להרוויח. זמן אפשר רק להפסיד, ולא ניתן "להרוויח" אותו חזרה. לכן, זמן הוא המשאב היקר ביותר שלנו, ועלינו ללמוד לתכנן אותו באופן היעיל ביותר כדי שנוכל לנצלו בצורה האופטימאלית, ש"תבזבז" ממנו כמה שפחות. בצורה כזו, נוכל להצליח לעמוד בכל המטרות והיעדים שהצבנו לעצמנו.

אנחנו טועים לחשוב כי עובד שמבצע כל משימה שנותנים לו באופן מיידי הוא עובד יעיל. זו טעות! עובד שמקבל משימה ומבצע אותה מיד, מבלי לחשוב מה היא דורשת ממנו, האם היא ראשונה בסדר העדיפויות או האם כדאי להאציל אותה למישהו אחר – זה עובד שאינו מתכנן את הזמן שלו, אינו חושב ואינו יוצר סדר עדיפויות. הוא עובד בשיטת First In First Out, ואם ייכנסו יותר מדי משימות במקביל לא תהיה לו תוכנית פעולה לגבי מה בא קודם. ברוב המקרים עובד זה יישאר לעבוד שעות רבות יותר מאחרים, דבר שיוצר תא הרושם שהוא אמוד מסור, אך למעשה הוא היה יכול להשיג את אותה התפוקה בפחות זמן, אם היה מתכנן את הדברים כראוי.

אחת הטעויות שאנחנו עושים היא לחשוב שבגלל שהזמן שלנו יקר, עלינו להמשיך כל הזמן, לנוע כל הזמן, לפעול כל הזמן ולא לבזבז זמן על תכנונים ומחשבות. לכן, אנשים רבים לא יושבים לתכנן את הזמן שלהם בצורה יזומה, ויוצא שבניסיון לחסוך זמן, הם דווקא מבזבזים אותו כיוון שהם אינם עושים בו שימוש יעיל ואינם מקדישים מחשבה לשימוש זה בזמן. השקעה של מספר דקות בתחילת כל יום או בתחילת כל שבוע לתכנון יכולה להביא לחסכון משמעותי של זמן בהמשך. הפיכת דרך זו להרגל תגרום לכך שבכל פעם שתשב לתכנן את הזמן תהיה כבר מנוסה ותוכל לעשות זאת באופן יעיל אף יותר, ולחסוך עוד יותר זמן.

ניהול הזמן הוא למעשה ניהול המשימות שלנו ביומיום. בתחילת כל יום, או בסופו, יש לשבת ולהקדיש מספר דקות על מנת לתכנן את המשימות לשאר היום, או ליום הבא אחריו. לתכנון זה מספר שלבים:

הבנת המשימה

ראשית עלינו להבין, מה בדיוק המשימה? מהם השלבים השונים שלה? מה היא דורשת? מה מטרתה? עדיף להקדיש את הזמן על מנת לחקור ולשאול לעומק מאשר להתחיל בביצוע ולחזור כל הזמן לקבל הבהרות ממי שהטיל עלינו את המשימה.

פירוק המשימה לתתי משימות

מהם השלבים השונים של המשימה? האם ניתן לפרוט את המשימה לתתי משימות? מה בדיוק תתי המשימות האלה? כיצד נגדיר אותם? עדיף לפרוט את המשימה לרזולוציה הכי קטנה שאפשר, כדי שיהיה לנו ברור בדיוק מה עלינו לעשות. לתתי המשימות נתייחס כמשימה לכל דבר, ונפעל לפי השלבים הבאים.

רישום המשימה

יש להכניס את המשימה לרשימת המשימות שלנו, בין אם היא יומית, שבועית או חודשית. הרישום עוזר לנו להכיר במשימה ולזכור אותה. כמו כן, רישום המשימות מייצרת עזר ויזואלי שקל לנו לעבוד לפיו, ולמחוק משימות כאשר הן מסתיימות.

סיווג המשימה

לאיזה תחום שייכת המשימה? סיווג כל משימה תחת התחום אליו היא שייכת יסייע לנו בניהול המשימות במקרה שנצטרך לבצע האצלת סמכויות, כאשר פתאום צץ עומס לא צפוי או ישנה תקלה. בנוסף עלינו להגדיר: האם מדובר במשימה קבועה ומתמשכת, כמו מטלה יומית או שבועית? או שאולי זו משימה חד פעמית ולכן נתייחס אליה באופן אחר?

תאריך יעד

מתי המשימה צריכה להיות גמורה? על פי תאריך היעד נוכל לבחור את סדר העדיפויות ביתר קלות. יש להקפיד שלא לדחות משימות עד לתאריך היעד שלהן. אנחנו יכולים להחליט שאנחנו מראש מציבים תאריך יעד מעט מוקדם יותר, כדי לתת פתח לתמרון במידת הצורך.

דרישות

האם ישנו ציוד דרוש למשימה? האם ישנה הכנה מסוימת? האם המשימה תלויה בסיומה של משימה אחרת? רישום הדברים האלו תחת המשימה גם כן יעזור לנו להבין מה אנחנו צריכים וכיצד לתעדף את המשימות השונות.

סדר עדיפויות

אחרי שרשמנו את כלל המשימות, תתי המשימות, הדרישות ותאריכי היעד, נוכל להחליט על סדר העדיפויות של המשימה. ראשית נעדיף את המשימות עם תאריכי היעד הקרובים ביותר. בין המשימות הקרובות נתעדף את החשובות והקריטיות לפני אלו שהן דחופות אך פחות חשובות. רישום מדויק של סדר העדיפויות של המשימות יסייע, כאמור, במקרה שבו ישנה תקופה לחוצה שאינה מאפשרת ביצוע של כל המשימות, או כאשר מישהו אחר נאלץ לקחת מאיתנו חלק מהמשימות. באמצעות רישום מפורט, מדויק ומתועדף נוכל להעביר לו את הרשימה המסודרת באופן ברור, והוא יוכל לגשת מיד לביצוע.

האצלת סמכויות

אתה כמנהל לא תמיד יכול לעשות הכל. אחרי שרשמנו את כלל המשימות וסדר העדיפויות, אפשר לשבת ולשרטט טבלה או לוח זמנים ולראות האם מדובר בעומס שאני כמנהל יכול לעמוד בו. זה לא נכון עבור המנהל לבצע את כלל המשימות בארגון, וחלקן יצטרכו להיות מבוצעות על ידי מישהו אחר. ניתן לבחור את המשימות שיעברו לאחריות של מישהו אחר באמצעות הסיווג שהענקנו למשימה, וכן באמצעות תאריכי היעד והתעדוף (אם מדובר במשימה חשובה יותר או פחות).

אתה כמנהל צריך לזכור שאתה יכול "לרכוש זמן". אתה יכול להעביר חלק מהמשימות לעובדייך, או להוציא למיקור חוץ על מנת לפנות את לוח הזמנים שלך למשימות החשובות והקריטיות, שאינן יכולות להיות מבוצעות על ידי מישהו אחר מלבדך. תעדוף והאצלת סמכויות נכונים יביאו לכך שאתה כמנהל תתמקד בניהול תחומי הליבה של העסק שלך, התחומים בהם אתה מתמחה ויש לך יתרון תחרותי.